Politique de la clinique sur la protection des renseignements personnels
À la clinique de dermatologie de Granby, nous utilisons un dossier médical électronique (DME) pour la tenue des dossiers médicaux des patients. Les informations personnelles (nom, prénom, date de naissance, numéro de la régie de l’assurance maladie du Québec, numéro de téléphone, adresses civiques, courriel, etc.) sont stockées dans notre dossier médical électronique. Tous les membres du personnel de la clinique se sont engagés à respecter notre politique de confidentialité à l’embauche. L’accès au DME est strictement réservé aux membres du personnel impliqués dans la prestation des soins aux patients. Chaque membre détient son propre accès personnalisé au DME (identifiant et mot de passe). Les ordinateurs de la clinique sont aussi dotés d’un accès sécurisé. Les mots de passe sont aussi changés à intervalle régulier.
Pour les requêtes de consultation en dermatologie envoyées via la section Formulaire de notre site Web et les prises ou annulation de rendez-vous, notre fournisseur WIX utilise le protocole HTTPS (protocole de transfert hypertexte sécurisé) ce qui assure la sécurité de notre site Web et de ses visiteurs.La majorité des documents sortant de la clinique (envoi de notes au médecin référent, envoi de prescription à la pharmacie, etc.) transitent via le télécopieur électronique sécurisé aussi appelé Web Fax. Des requêtes pour prises de sang ou résultats peuvent exceptionnellement être envoyées par courriel au patient, mais uniquement à la demande de celui-ci.
Sachez que notre clinique respecte les standards en termes de protection des informations personnelles et nous sommes constamment à l’affût des nouvelles législations et des développements technologiques en santé dans le but d’améliorer nos soins auprès de nos patients.
La présente politique de protection des renseignements personnels (ci-après la « politique ») énonce comment la clinique de dermatologie de Granby recueille, utilise, communique, conserve et détruit vos renseignements personnels. Pour faciliter la lecture, nous utiliserons les expressions « nous » ou « la clinique » de temps à autre dans la politique. Nous pouvons vous fournir de l’information complémentaire relativement au traitement de vos renseignements personnels, dans certains cas, au moment de recueillir vos renseignements personnels. Nous pouvons également obtenir votre consentement spécifique dans certains cas relativement à la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels. La politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons, peu importe la manière, que ce soit, par exemple en personne, par téléphone ou via notre site Web. En acceptant cette politique ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’opportunité de consulter la politique ou tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à la politique et l’avis complémentaire.
1. À PROPOS DE NOUS
Voici nos informations d’identification complètes :
Clinique de dermatologie de Granby
74 rue Court suite 321
Granby, J2G 4Y5
N’hésitez pas à communiquer avec nous pour toute question ou commentaire que vous pourriez avoir concernant la politique, la manière dont nous traitons vos renseignements personnels ou pour exercer vos droits concernant vos renseignements personnels.
2. DÉFINITIONS IMPORTANTES
Dans la politique, on entend par : « Incident de confidentialité » :
1) l’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel;
2) l’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel;
3) la communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; ou
4) la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.
« Renseignement personnel » tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’ident.
3. COMMENT ALLONS-NOUS TRAITER VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?
Comment collectons-nous vos renseignements personnels ?
Principalement à l’aide des informations inscrites sur les demandes de consultation qui nous sont parvenues par télécopieur ou via notre site Web sécurisé.
Quels renseignements personnels collectons-nous?
Coordonnées personnelles (nom, prénom, date de naissance, numéro de téléphone, adresse postale, adresse courriel), carte d’assurance maladie et renseignements de santé pertinents à la consultation en dermatologie.
Auprès de qui collectons-nous vos renseignements personnels?
Directement auprès de vous, auprès des cliniques et médecins référents, auprès de la RAMQ et auprès des établissements du réseau de la santé.
Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels ?
Afin de vous rendre des services de santé.
Qu’arrive-t-il si vous ne consentez pas à la collecte de vos renseignements personnels ?
Nous ne pourrons pas vous rendre de services de santé.
Comment allons-nous partager vos renseignements personnels avec des tiers?
Avec nos dossiers médicaux électroniques, le dossier Santé Québec, avec notre agence de facturation pour la Régie de l’assurance maladie du Québec.
Qui peut avoir accès à vos renseignements personnels?
Les médecins ,les professionnels de la santé consultants, les infirmières, les assistants médicaux, les secrétaires, les externes et résidents en médecine en stage à la clinique, tous strictement dans l’exécution de leurs fonctions propres.
Pendant combien de temps allons-nous conserver vos renseignements personnels ?
Tant que durera la relation médecin – patient, selon les règles dictées par la Loi et par le Collège des médecins du Québec.
Quels sont les risques liés au traitement de vos renseignements personnels ?
Que surviennent des incidents de confidentialité (voir la définition ci-haut).
Où allons-nous conserver vos renseignements personnels ?
Nous conservons vos renseignements personnels dans le système de dossier médical électronique de notre fournisseur, lequel est approuvé par le ministère de la santé et des Services sociaux. La facturation auprès de la Régie de l’assurance maladie du Québec par le système de l’agence de facturation.
4. QUELS PRODUITS TECHNOLOGIQUES UTILISONS-NOUS?
5. MESURES DE SÉCURITÉ ET RISQUES INHÉRENTS
Nous suivons les standards de sécurité dans notre secteur d’activités pour protéger les renseignements que nous recueillons et que nous recevons. Plus particulièrement, nous avons en place des mesures de protection physiques, techniques, informatiques et administratives appropriées afin de protéger vos renseignements personnels contre un incident de confidentialité. Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous.
6. COMMENT ET SOUS QUELLES CONDITIONS ALLONS-NOUS COMMUNIQUER VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À DES FINS DE SÉCURITÉ PUBLIQUE OU DE POURSUITE DES INFRACTIONS?
6.1 En cas de risque sérieux de mort ou de blessures graves
Nous pourrons communiquer un renseignement personnel que nous détenons en vue de protéger une personne ou un groupe de personnes lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un risque sérieux de mort ou de blessures graves, lié notamment à une disparition ou à un acte de violence, dont une tentative de suicide, menace cette personne ou ce groupe et que la nature de la menace inspire un sentiment d’urgence. Les renseignements peuvent alors être communiqués à la ou aux personnes exposées à ce risque, à leur représentant ou à toute personne susceptible de leur porter secours. Seuls les renseignements nécessaires aux fins poursuivies par la communication seront communiqués.
6.2 Forces de l’ordre
Nous pourrons également communiquer un renseignement au Directeur des poursuites criminelles et pénales ou à une personne ou à un groupement chargé de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions aux lois lorsque le renseignement est nécessaire aux fins d’une poursuite pour une infraction à une loi applicable au Québec. Finalement, nous pourrons communiquer un renseignement à un corps de police lorsqu’il est nécessaire à la planification ou à l’exécution d’une intervention adaptée aux caractéristiques d’une personne ou de la situation, dans l’un ou l’autre des cas suivants: 1° le corps de police intervient, à notre demande, pour nous apporter de l’aide ou du soutien dans le cadre des services que nous fournissons à une personne; 2° nous agissons en concertation ou en partenariat avec le corps de police dans le cadre de pratiques mixtes d’interventions psychosociales et policières.
7. VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS PEUVENT-ILS ETRE TRANSFÉRÉS À L’EXTÉRIEUR DU QUÉBEC?
Nous pouvons transférer vos renseignements personnels à des prestataires des services auxquels nous faisons appel dans le cadre de nos opérations. Il se pourrait donc que vos renseignements personnels soient transférés à l’extérieur du Québec, par exemple dans l’infonuagique sécurisée pour assurer la redondance des données, c’est-à-dire pour assurer leur intégrité.
8. QUELS SONT VOS DROITS À L’ÉGARD DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?
La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Vous disposez notamment des droits suivants :
• Accès : le droit de demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et, le cas échéant, de demander d’avoir accès à ces renseignements personnels.
• Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons.
• Retrait du consentement : le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels détenus.
• Restriction ou refus d’accès : le droit de demander qu’un intervenant particulier ou qui appartient à une catégorie d’intervenants indiquée ne puisse avoir accès à un ou à plusieurs renseignements que vous aurez identifiés.
• Plainte : le droit de formuler une plainte adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels tel qu’identifié à l’article 1 en lien avec cette politique ou de déposer une plainte auprès de la Commission de l’accès à l’information du Québec si vous croyez qu’une infraction aux lois sur la protection des renseignements personnels a été commise. Pour porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information (Québec), veuillez utiliser le formulaire approprié disponible à l’adresse suivante : Pour les citoyens | Commission d'accès à l'information du Québec (gouv.qc.ca)
• Portabilité : Vous avez le droit de demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels de la manière indiquée à l’article 1 de la présente politique.
9. SITES DE TIERS
Cette politique ne s’applique pas aux sites web, aux pages ou aux applications de tiers auxquels il est possible d’accéder via nos services et nous ne sommes pas responsables à l’égard de tels services tiers. Si vous suivez de tels liens, ces sites ou services tiers auront probablement leurs propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre vos renseignements personnels.
10. DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Les renseignements personnels sont détruits selon les règles prévues par la réglementation édictée par le Collège des médecins du Québec, par les lois applicables au Québec quant à la gestion des ressources humaines et par les lois applicables au Québec pour la protection des renseignements personnels.
11. COMMENT METTONS-NOUS À JOUR LA PRÉSENTE POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?
Nous pourrons, de temps à autre, modifier la politique afin de refléter les changements dans nos processus d’affaires ou dans la loi.